So erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung

Wer eine Wohnung oder ein Haus vermietet, muss einmal im Jahr die Nebenkosten abrechnen. Das ist – zumindest beim ersten Mal – nicht ganz einfach. Insbesondere, weil Mieter und Vermieter deshalb immer wieder vor Gericht landen.

Das Wichtigste vorab: Der Mieter muss die Neben- oder Betriebskostenabrechnung seines Vermieters verstehen können. In dieser geht es um die Kosten, die zusätzlich zur eigentlichen Miete anfallen, beispielsweise also die Ausgaben für den Hausmeister oder Heizkosten. Doch welche Angaben müssen eigentlich genau in der Abrechnung aufgeführt werden?

Der Bundesgerichtshof hat darum im Frühjahr 2020 entschieden (BGH VIII ZR 244/18), dass es ausreicht, wenn in der Abrechnung

• die gesamten Kosten aufgelistet werden,
• erläutert wird, wie die Kosten verteilt werden – das ist der sogenannte Verteilerschlüssel. Dabei kann beispielsweise nach der Anzahl der Personen abgerechnet werden, nach der Größe der Wohnfläche, nach Verbrauch oder nach Wohneinheiten; Heizung und Wasser müssen immer nach Verbrauch abgerechnet werden,
• der Anteil genannt wird, den der Mieter bezahlen muss, und
• davon die Summe abgezogen wird, die der Mieter bereits im Laufe des Jahres bezahlt hat.

Auf die Fristen achten

Aus der Abrechnung ergibt sich, ob der Mieter etwas nachzahlen muss oder ob er vom Vermieter Geld zurückbekommt. Die Nebenkostenabrechnung muss vom Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorgelegt werden. Üblicherweise geht es dabei um ein Kalenderjahr. Bis zum 31. Dezember 2020 muss also die Nebenkostenabrechnung für 2019 vorliegen, bis Ende Dezember 2021 die für 2020. Allerdings könnte beispielsweise auch die Zeit zwischen dem 30. Juni 2020 und dem 1. Juli 2021 abgerechnet werden.

Übrigens kann sich die Coronapandemie auf die Abrechnung der Kosten 2021 auswirken: War der Mieter in den kalten Monaten regelmäßig im Homeoffice, hat er möglicherweise höhere Heizkosten. Durch vermehrtes Händewaschen oder die Toilettenbenutzung kann außerdem der Wasserverbrauch im Vergleich zum Vorjahr deutlich höher ausfallen.

Welche Kosten Sie umlegen können

Die Klassiker unter den Ausgaben, die auf den Mieter umgelegt werden, sind: Aufzug, Beleuchtung, Gärtner, Grundsteuer, Hausmeister, Heizkosten, Müllentsorgung, Schornsteinreinigung, Straßenreinigung, Strom, Versicherung, Wasser und Winterdienst. Nicht auf den Mieter umgelegt werden können dagegen Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten.

Der Mieter hat übrigens auch ein Jahr Zeit, um Ihre Abrechnung zu prüfen. Wenn er sie nicht versteht, kann er darum bitten, bei Ihnen Einsicht in die Rechnungen nehmen zu können, die im Zusammenhang mit der Immobilie bezahlt wurden. Da der Deutsche Mieterbund Jahr für Jahr feststellt, dass viele Nebenkostenabrechnungen falsch sind, ist es gut möglich, dass Sie mit Nachfragen seitens Ihres Mieters konfrontiert werden. Vermieter erhalten übrigens beim Verband „Haus und Grund“ Hilfe – wenn sie dort Mitglied sind.